Tento dokument informuje o tom, jak společnost KOBIT, spol. s r.o. zpracovává osobní údaje, které účastník poskytne při online registraci vstupenky (návštěvníci) nebo při vytváření vystavovatelského průkazu (vystavovatelé a jejich pracovníci) na Jičínský veletrh, a to v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR). Obsahuje rovněž informaci o možném předání přehledu o účasti vystavujícím firmám po skončení veletrhu (čl. 5) a souhlas se zpracováním pro marketingové účely (čl. 4).
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je společnost KOBIT, spol. s r.o., IČO 44792247, se sídlem Rozvojová 269, Praha-Lysolaje, 165 00, pořadatel Jičínského veletrhu (provozovna a místo konání Konecchlumského 1100, 506 01 Jičín), dále jen „správce“ nebo „pořadatel“.
- Kontaktní adresa ve věcech ochrany osobních údajů, včetně uplatnění práv a odvolání souhlasu: kobit@kobit.cz.
- Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Rozsah zpracovávaných údajů odpovídá údajům vyplněným v příslušném registračním formuláři:
Registrace vstupenky – návštěvníci
- údaj, zda se účastník registruje jako firemní zákazník, nebo jako soukromá osoba;
- údaj „Pozvánka od“ – firma, na jejíž pozvánku návštěvník přichází;
- jméno a příjmení účastníka;
- e-mailová adresa;
- telefonní číslo (nepovinný údaj);
- u firemního zákazníka název organizace a IČO (u soukromé osoby se tato pole nevyplňují);
- předpokládaný datum návštěvy (orientační, nezávazný údaj);
- údaje o vydání a uplatnění vstupenky (jedinečný QR kód) a o vstupu do areálu.
Vytvoření vystavovatelského průkazu – vystavovatelé
- údaj „Vystavovatel“ – název společnosti, pod kterou se pracovník veletrhu účastní;
- jméno a příjmení pracovníka;
- e-mailová adresa;
- telefonní číslo (nepovinný údaj);
- údaje o vydání a uplatnění vystavovatelského průkazu (jedinečný QR kód) a o vstupu do areálu.
Formulář pro vytvoření vystavovatelského průkazu neobsahuje volbu „registruji se jako“, údaj o IČO ani datum návštěvy.
3. Účely a právní základy zpracování
| Účel zpracování | Právní základ dle GDPR | Doba uložení |
|---|---|---|
| Registrace, vydání vstupenky nebo vystavovatelského průkazu a kontrola vstupu na veletrh. | Plnění smlouvy, resp. opatření před jejím uzavřením – čl. 6 odst. 1 písm. b); evidence vstupu na základě oprávněného zájmu – čl. 6 odst. 1 písm. f). | Po dobu konání ročníku a dále po dobu nezbytně nutnou. |
| Vnitřní evidence a vyhodnocení veletrhu, vč. údaje, kdo účastníka pozval. | Oprávněný zájem správce – čl. 6 odst. 1 písm. f). | Po dobu nezbytně nutnou. |
| Možné předání přehledu o účasti na veletrhu (zejména údaje o tom, kteří účastníci se veletrhu zúčastnili) vystavujícím firmám po skončení akce. | Oprávněný zájem správce a vystavovatelů na navazování obchodních kontaktů v rámci odborného veletrhu – čl. 6 odst. 1 písm. f); účastník má právo vznést námitku. | Po dobu nezbytně nutnou. |
| Marketing správce – nabídka služeb, informování o pořádaných akcích, zasílání obchodních sdělení a užití údajů ve sdělovacích prostředcích a na webu správce. | Souhlas – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 7 zákona č. 480/2004 Sb. | Do odvolání souhlasu. |
| Pořizování a zveřejňování obrazových a zvukových záznamů z akce (dokumentace a propagace). | Oprávněný zájem správce – čl. 6 odst. 1 písm. f); u cílených reklamních záběrů souhlas – čl. 6 odst. 1 písm. a). Blíže návštěvní řád, čl. 8. | Po dobu nezbytnou k propagačním účelům. |
4. Souhlasy udělované v registračním formuláři
V registračním formuláři účastník zaškrtává tato pole:
- „Souhlas se zpracováním osobních údajů“ (povinné) – účastník jím potvrzuje, že se seznámil s těmito informacemi a souhlasí se zpracováním údajů nezbytných pro registraci, vydání vstupenky či vystavovatelského průkazu a vstup na veletrh; bez něj nelze vstupenku ani průkaz vydat;
- „Souhlas s návštěvním řádem veletrhu“ (povinné) – samostatné potvrzení seznámení s návštěvním řádem, který je samostatným dokumentem;
- „Souhlas se zasíláním marketingových sdělení“ (nepovinné) – dobrovolný souhlas pro marketingové účely správce v níže uvedeném znění.
Účastník uděluje společnosti KOBIT, spol. s r.o. v souladu s obecným nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 svůj výslovný souhlas se zpracováním svých osobních údajů v rozsahu uvedeném v registračním formuláři pro marketingové účely poskytovatele, tj. nabízení služeb, včetně zasílání informací o pořádaných akcích, včetně užití těchto údajů ve sdělovacích prostředcích a na webových stránkách poskytovatele, a souhlas se zasíláním obchodních sdělení prostřednictvím elektronických prostředků, a to na dobu do odvolání souhlasu. Udělení souhlasu je dobrovolné a lze jej kdykoli odvolat na adrese kobit@kobit.cz.
5. Příjemci osobních údajů
- Osobní údaje mohou být zpřístupněny zpracovatelům, kteří pro správce zajišťují provoz registračního portálu, e-mailové a IT služby, a to na základě smlouvy o zpracování osobních údajů a pouze v nezbytném rozsahu.
- Po skončení veletrhu může správce předat vystavujícím firmám přehled o účasti na veletrhu, včetně údaje o tom, kteří účastníci se veletrhu zúčastnili. Toto případné předání probíhá na základě oprávněného zájmu správce a vystavovatelů na navazování obchodních kontaktů v rámci odborného veletrhu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a není podmíněno marketingovým souhlasem; účastník má právo proti tomuto předání kdykoli vznést námitku (viz čl. 7).
- Vystavující firmy, které přehled obdrží, jsou povinny s osobními údaji nakládat v souladu s právními předpisy a používat je pouze pro účely vzájemného obchodního kontaktu.
- Jiným třetím osobám pro jejich vlastní účely správce osobní údaje nepředává.
- Osobní údaje mohou být poskytnuty orgánům veřejné moci, pokud to ukládá právní předpis.
- Správce nemá v úmyslu předávat osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor.
6. Doba uložení osobních údajů
- Údaje zpracovávané pro registraci, vstup a případné předání přehledu o účasti vystavovatelům: po dobu konání ročníku a dále po dobu nezbytně nutnou.
- Údaje zpracovávané na základě marketingového souhlasu: do odvolání souhlasu.
- Po uplynutí uvedených dob jsou údaje vymazány nebo anonymizovány, není-li dán jiný zákonný důvod jejich dalšího zpracování.
7. Práva subjektu údajů
Účastník má v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů zejména tato práva:
- právo na přístup ke svým osobním údajům (čl. 15 GDPR);
- právo na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR);
- právo na výmaz údajů – „právo být zapomenut“ (čl. 17 GDPR);
- právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR);
- právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR);
- právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu správce, včetně případného předání přehledu o účasti vystavovatelům (čl. 21 GDPR);
- právo kdykoli odvolat udělený souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu uděleném před jeho odvoláním;
- právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
Svá práva, včetně práva vznést námitku proti případnému předání přehledu o účasti vystavujícím firmám, může účastník uplatnit u správce na adrese kobit@kobit.cz.
8. Dobrovolnost poskytnutí údajů
- Poskytnutí údajů nezbytných pro registraci a vstup je požadavkem nutným pro vydání vstupenky nebo vystavovatelského průkazu; bez jejich poskytnutí nelze vstupenku ani průkaz vydat.
- Případné předání přehledu o účasti vystavujícím firmám probíhá na základě oprávněného zájmu; účastník proti němu může kdykoli vznést námitku.
- Poskytnutí osobních údajů pro marketingové účely je zcela dobrovolné a není podmínkou registrace ani vstupu.
9. Souvislost s návštěvním řádem
Pořizování obrazových a zvukových záznamů z akce a další pravidla ochrany osobních údajů upravuje návštěvní řád Jičínského veletrhu, zejména čl. 8 (Pořizování obrazových a zvukových záznamů) a čl. 9 (Ochrana osobních údajů).
Účinné ode dne zveřejnění. Vydáno v Jičíně dne 24. 6. 2026.